Libro Soci dell’Associazione in Excel e come conservarlo

Alcune regole sulla tenuta del Libro Soci dell’Associazione: Come compilarlo e conservarlo.

Apriamo questo post sulla tenuta del Libro Soci dell’Associazione, come compilarlo e come conservarlo. Come al solito il suggerimento è quello di controllare nel vostro statuto sociale poiché non vi sono regole universali, ma spesso ogni statuto, da Associazione a Associazione, ricomprende regole diverse. Vediamo di rispondere a qualche domanda utile sul Libro Soci.

Il Libro Soci deve contenere anche chi non è più socio?

Il Libro Soci deve essere aggiornato con l’elenco dei Soci attivi dell’Associazione tuttavia, in alcune situazioni, può capitare che per alcune verifiche (es. la SIAE) possano richiedere all’associazione il libro soci diviso per i vari esercizi (2018,2019,2020,ecc).

In tale circostanza dovremmo quindi essere in grado di poter dare dimostrazione dei soci effettivamente attivi per ognuno degli esercizi. Sarà importante pertanto tenere “in memoria”;

• la data di richiesta di ammissione a socio;
• la date di accettazione a socio da parte del consiglio direttivo;
• la data di scadenza della quota associativa annuale.

Infatti, come più volte al centro dei nostri approfondimenti in Asso360, esiste tipicamente una sorta di procedura di ammissione a socio per cui la scadenza o mancato pagamento della quota associativa fa decadere il diritto dell’essere socio.

Con la Riforma del terzo settore, questi passaggi tra i seguenti momenti:

• richiesta di ammissione a socio;
• accettazione da parte del consiglio direttivo;
• rinnovo della quota associativa annuale..

Sono stati ben procedurizzati dal Codice del terzo settore all’articolo 23, il cui dettaglio trovate a questo link.

Quando può esserti d’aiuto il Libro Soci

Il Libro Soci è un libro utile ai fini della dimostrazione della vita associativa sia per dare evidenza a terzi (Ag. Entrate, Guardia di Finanza, SIAE, ecc.) di chi è realmente socio e chi non ne ha i requisiti. Pensiamo ad  esempio ai casi in cui si intrattengono feste per soli soci, in caso di ispezione dovreste dare evidenza ai controllori dell’effettiva regolarità dell’ammissione del Socio.

Il Libro Soci può essere tenuto in formato digitale oppure solo cartaceo?

Se non vi sono precise indicazioni dettate dallo Statuto Sociale dell’Associazione, che ne preveda un formato “speciale”, il Libro Soci può essere tenuto anche in formato digitale attraverso file excel oppure attraverso un software che ne consenta la gestione dello stesso.

Un consiglio utile, suggerito da più parti, è quello di stampare annualmente il Libro Soci nel Libro dei verbali dell’Assemblea dei Soci 

Come ulteriore aiuto nella compilazione del Libro Soci e nella gestione dello stesso, leggi l’articolo con le 3 regole per compilare il Libro Soci.

Di seguito potete scaricare il file Excel per la compilazione e la tenuta del Libro Soci dell’Associazione che potete utilizzare.