Libri Sociali obbligatori nelle Associazioni

Vediamo in questo articolo quali sono i libri sociali da tenere obbligatoriamente nelle associazioni. In genere detti libri non sono soggetti a “vidimazione” da parte di un notaio, possono quindi essere tenuti su fogli “liberi” sottoscritti da Presidente dell’Assemblea (Consiglio) e dal Segretario.

I Libri sociali obbligatori

Occorre sempre seguire il dictat dello statuto sociale di ciascuna associazione per comprendere appieno ciò che è obbligatorio o previsto. In alcune associazioni per esempio può essere prevista l’istituzione di libri aggiuntivi – es. libro dei probiviri, ecc..

Tuttavia vi sono dei libri sempre previsti, in genere, quali quelli che seguono:

1) Libro dei Verbali del Consiglio Direttivo;
2) Libro dei Verbali dell’Assemblea dei Soci; 
3) Libro Soci (Leggi l’articolo di approfondimento).

Le norme non specificano l’obbligatorietà della tenuta dei Libri Sociali per le associazioni, specie per quelle organizzazioni prive di personalità giuridica, tuttavia sono oggetto di verifica e contestazioni al centro delle indagini della Guardia di Finanza e dall’Agenzia delle Entrate.

Inoltre la presenza e la corretta compilazione di tali documenti è importante internamente al fine di tracciare e documentare con principio di trasparenza le decisioni degli Organi sociali ed esternamente (verso i terzi) ai fini di rendere espliciti e documentabili le determinazioni degli Organi sociali.

Un esempio di verbale ad esempio è quello richiesto dalla banca nel momento dell’apertura del conto corrente al fine di verificare i “poteri di firma” ovvero per la verifica della volontà dell’associazione. Un verbale di esempio di questo genere lo trovate a questo articolo.

(1) Libro Soci

L’Associazione deve tenere un registro dei Soci utile a dare atto all’interno (verso i soci) ed all’esterno (verso i terzi) delle persone fisiche o giuridiche aventi requisiti oggettivi e soggettivi per esercitare diritti e doveri all’interno del sodalizio. Qualora definito dallo statuto o dai regolamenti interni, l’associazione può prevedere diverse tipologie di soci: ordinari, volontari, atleti, ecc. l’importante è salvaguardare il principio di democrazia interna.

In questo articolo abbiamo meglio definito contenuti e regole del Libro Soci.

(2) Libro dell’Assemblea dei Soci

Nel Libro delle adunanze dell’Assemblea dei Soci deve contenere i verbali delle riunioni delle assemblee ordinarie e straordinarie.

Alcuni dati che non possono mancare nel verbale di Assemblea:

–        la data ed il luogo di svolgimento dell’assemblea;
–        il numero dei soci partecipanti (indicando anche i nominativi dei presenti);
–        il contenuto della decisione del punto all’Ordine del giorno (oggetto della questione in discussione);
–        ogni verbale deve essere firmato dal segretario e dal presidente della seduta.

Il Libro deve essere conservato stampato, sottoscritto e conservato presso la sede sociale.

(3) Libro delle adunanze del Consiglio Direttivo

In genere nelle associazioni l’organo volitivo viene chiamato Consiglio Direttivo in luogo del Consiglio di Amministrazione presente nelle società Commerciali. La tenuta di detto Libro è speculare a quanto abbiamo definito per i precedenti libri sociali, ovvero non vi è formalmente obbligatorietà ma la tenuta di libri cartacei è una prassi consolidata e richiesta nel caso di verifiche o nei rapporti con i pubblici registri. 

Alcuni verbali del Consiglio direttivo comunemente

Alcuni suggerimenti utili per tenere i Libri sociali

• tenere registri cartacei, numerati progressivamente per ogni pagina e sottoscritti dal Presidente e segretario dell’assemblea;
• raccogliere le firme dei presenti alle riunioni in un “foglio presenze“;
• tenere i registri sempre aggiornati e all’interno della sede sociale dell’associazione;
• approvare il verbale, possibilmente nella riunione e non nella seduta successiva per evitare problematiche e contestazioni fra i presenti.

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