Modalità di documentazione dei rimborsi spese di cui all’art. 69 secondo comma Tuir

Come documentare i rimborsi spese: Articolo 69 TUIR

Riportiamo la risposta dell’agenzia delle entrate ad uno dei quesiti più dibattuti per le Associazioni. Come documentare i rimborsi spese.

L’attuale formulazione dell’articolo 69, comma 2, secondo periodo, del TUIR considera non imponibili i rimborsi di spese documentate relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto (comprese, quindi, le indennità chilometriche), limitatamente a quelle sostenute in  occasione di prestazioni effettuate fuori dal territorio comunale di residenza o dimora abituale del percipiente.

Il rimborso spesa, sia esso forfetario o analitico, per potersi qualificare come tale, deve essere sempre di ammontare congruo rispetto all’attività svolta e all’effettiva spesa sostenuta, inidoneo a mascherare un potenziale rapporto di lavoro o una forma di distribuzione indiretta di utili.

Le decisioni del Direttivo per i rimborsi spesa

Per tali motivi, è opportuno che l’organo direttivo definisca preventivamente criteri e limiti dei rimborsi spese e che risulti sempre, in maniera esplicita, il legame con una specifica attività svolta in nome e per conto dell’Ente, ciò al fine di garantire sia la compatibilità con i vincoli di bilancio sia la coerenza rispetto agli scopi e alle finalità statutarie dell’Ente stesso.

Rimborsi a pié di lista

I rimborsi spese piè di lista (o analitici) costituiscono una reintegrazione delle spese effettivamente sostenute, quali risultano da idonea documentazione probatoria. Pertanto, il rimborso deve rispettare i giustificativi di spesa presentati – in originale – dal percipiente e deve essere correlato all’espletamento di un’attività per conto dell’Ente; il rimborso, quindi, dovrebbe essere preventivamente previsto (e, pertanto, implicitamente autorizzato) dall’Ente con apposita delibera che specifichi anche le ragioni della trasferta.
I rimborsi analitici possono riguardare le spese sostenute, in occasioni di prestazioni effettuate fuori dal territorio comunale del percipiente, per:

1. Vitto;
2. Alloggio;
3. Viaggio;
4. Trasporto.

Relativamente a tali tipologie di spese, la documentazione da conservare può essere costituita da:

•  fatture;
• ricevute fiscali intestate o scontrini fiscali sottoscritti, con indicazione dei dati (ivi compreso il codice fiscale) del soggetto che ha sostenuto la spesa;
• biglietti di trasporto aerei intestati, ferroviari (ove possibile, intestati) o per servizi pubblici di linea;
• ricevute taxi o parcheggio;
• pedaggi autostradali che attestino il transito.

Rimborsi analitici e indennità chilometriche

Nell’ambito dei rimborsi analitici, le indennità chilometriche possono considerarsi quali rimborsi delle spese di viaggio sostenute dal soggetto interessato per raggiungere il luogo di esercizio dell’attività mediante un proprio mezzo di trasporto.
Per rientrare tra le spese documentate, le indennità chilometriche non devono essere forfetarie, ma necessariamente  quantificate in base al tipo di veicolo e alla distanza percorsa (dalla residenza del percipiente al luogo della trasferta), tenendo conto degli importi contenuti nelle tabelle elaborate dall’ACI.

Autorizzazione del Direttivo all’uso del mezzo proprio

Si raccomanda, inoltre, che l’uso del mezzo proprio sia preventivamente autorizzato con verbale dell’organo direttivo che indichi anche il luogo di partenza, quello di arrivo ed il giorno in cui è effettuata la trasferta.
In merito agli eventuali rimborsi forfettari, per il cui pagamento non occorrono giustificativi di spesa, è sempre consigliabile che il direttivo, con apposita delibera,stabilisca la tipologia di spese per le quali può essere erogato il rimborso forfettario e
l’ammontare di rimborso concesso.Quando poi il rimborso viene liquidato conviene preparare e far firmare al percipiente una
dichiarazione di avvenuto pagamento (esempio: «Dichiaro di aver ricevuto in data…..da….. l’importo di euro….. quale rimborso forfettario per…..»).

(DOWNLOAD) Scarica la tabella ACI 2017 con il costo al Kilometro per le auto (PDF).

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