Rimborso spese a pié di lista nelle Associazioni

Il rimborso a pié di lista è uno delle tipologie di rimborso spese erogati dalle Associazioni.

Chiariremo le idee sugli adempimenti contabili e fiscali e allegheremo un Modulo da scaricare.

Per i Rimborsi spese corrisposti dall’Associazione, è importante utilizzare idoneo giustificativo di spesa da poter tenere nella propria contabilità per non incappare in problematiche fiscali di disconoscimento della fiscalità agevolata da parte dell’Agenzia delle Entrate.

È infatti frequente il caso di contestazione e recupero a tassazione dei rimborsi corrisposti al volontario senza che vi sia un giustificativo analitico.

La legge sul volontariato n. 299/1991, dispone che “L’attività del volontariato non può essere retribuita in alcun modo nemmeno dal beneficiario. Al volontario possono essere soltanto rimborsate dall’organizzazione di appartenenza le spese effettivamente sostenute per l’attività prestata, entro limiti preventivamente stabiliti dalle organizzazioni stesse”

Come comportarsi nell’associazione in caso di rimborso spese?

È bene che il Consiglio Direttivo dell’Associazione disponga, mediante verbalizzazione, i limiti del rimborso e le modalità con cui questi siano erogati, ad esempio fissando delle regole. L’Agenzia delle Entrate ha infatti disconosciuto il rimborso eccedente il limite imposto dall’associazione assoggettandolo a tassazione.

Le diverse tipologie di rimborso spese

Esistono differenti tipologie di rimborsi e a ciascuna di esse si applica un trattamento fiscale differente:

1. Rimborsi forfettari o indennità di trasferta: per tale tipologia non occorrono appositi giustificativi di spesa e può usufruire delle medesime esenzioni fiscali previste per i rimborsi. Vanno indicate nella CU e nel 770;
2. Rimborsi a piè lista per spese documentate: si tratta, ad es., delle spese per viaggi, alberghi e ristoranti, le quali possono non essere tassate solo se assistite da giustificativi di spesa e sostenute per prestazioni effettuate fuori dal territorio comunale di residenza. A differenza di quelle al punto a) non vanno indicate in CU e 770;
3. Rimborsi misti: comprendono entrambe le due tipologie di cui ai punti a) e b) e seguono i relativi trattamenti fiscali;
4. Indennità chilometriche: sono rimborsi forfetari per l’utilizzo del proprio mezzo di trasporto nell’ambito dell’attività associativa. Devono essere anch’esse sostenute per prestazioni fuori dal territorio comunale e sono quantificate in base al tipo di veicolo e alle distanze percorse, utilizzando le apposite tabelle predisposte dall’ACI; in tal caso sono escluse da tassazione e trattate come quelle di cui al punto b). Qualora non ricorra una delle due condizioni sono seguono il trattamento di quelle al punto a).

(DOWNLOAD) Scarica sotto il modulo di rimborso (XLS)

Cosa accade se il rimborso spese a pié di lista non ha un giustificativo?

La documentazione che consente di provare le spese sostenute avviene attraverso la predisposizioni di apposite distinte di spesa a cui andranno allegati i necessari giustificativi, come fatture, ricevute, scontrini ecc.. In caso contrario, l’Amministrazione finanziaria può procedere a recuperare a tassazione l’importo considerandolo a tutti gli effetti un compenso.

Nella distinta di spesa che abbiamo creato con un foglio excel, è possibile calcolare in automatico l’ammontare del rimborso qualora fosse costituito da diverse voci di spesa (indennità kilometrica, biglietto autobus, ecc…).