Come compilare libro soci della tua Associazione

Vediamo insieme come compilare il Libro Soci dell’Associazione

A seguito della costituzione di un’associazione, devono essere istituiti i Libri Sociali.

Fra i Libri sociali obbligatori vi sono:

• Il Libro dei Verbali del Consiglio Direttivo (1);
• Il Libro dei Verbali dell’Assemblea dei Soci (2):
• Il Libro Soci (3).

Un particolare caso riguarda il Registro dei Volontari per l’Ente del Terzo Settore…  Inoltre, a seconda di quanto dettato dallo statuto dell’associazione potrebbero essere istituiti altri libri come ad esempio quello del Collegio Sindacale se presente.

In questo articolo in particolare ci occupiamo del Libro soci, uno dei libri più importanti per l’associazione e per la gestione della cosiddetta democraticità della vita associativa ma potete consultare la nostra guida se avete bisogno di informazioni riguardo a tutti gli altri libri sociali dell’associazione obbligatori.

3 regole per compilare il Libro Soci

1. Il Socio deve compilare una Domanda di Ammissione
2. Il Consiglio Direttivo deve valutare e accettare/respingere la domanda di ammissione del Socio;
3. I dati del socio devono essere immediatamente riportati nel Libro Soci (Nome, Cognome, Qualifica, Data di nascita, Residenza, Data di ammissione, Regolarità nel pagamento della quota, ecc.).

Il Libro Soci deve essere aggiornato,  reale e mantenuto (datato) nella Associazione.

In considerazione delle regole che nella maggior parte dei casi sono comune a tutte le Associazioni, la raccomandazione è sempre quella di controllare il proprio Statuto per verificare l’iter di accettazione/rifiuto del Socio e degli eventuali diritti/doveri ad esso spettanti.

Quando può esserti d’aiuto il Libro Soci?

Il Libro Soci è un libro utile ai fini della dimostrazione della vita associativa sia per dare evidenza a terzi (Agenzia Entrate, Guardia di Finanza, SIAE, ecc.) di chi è realmente socio e chi non ne ha i requisiti sia per regolamentazione interna dei poteri. Pensiamo ad  esempio ai casi in cui si intrattengono feste per soli soci, in caso di ispezione dovreste dare evidenza ai controllori dell’effettiva regolarità dell’ammissione del Socio.

Generalmente, lo stabilisce lo statuto, ad acconsentire l’ammissione del nuovo socio è il Consiglio Direttivo che, in fase di riunione può accogliere o respingere la richiesta del nuovo socio di farne parte. Per questo l’iter deve rispettare alcuni passi obbligati che descriveremo in seguito nelle 3 regole fondamentali da rispettare.

Sanzioni in caso di mancata tenuta del Libro Soci

Gli enti devono fornire la prova che la vita associativa è ispirata a principi di democraticità e che non è temporanea al fine di fruire occasionalmente di taluni servizi (Sentenza CTP di Pisa n. 8/2011 secondo cui “la formale appartenenza all’associazione e la apparente regolarità statutaria non è di per sé sufficiente all’ammissione al regime fiscale agevolato.).

Nel caso di accertamento e di mancanza di “vita associativa”, l’Agenzia delle Entrate disconosce ogni introito “ricavi istituzionali” assoggettandoli a normale tassazione. In una recente presentazione dell’Agenzia delle Entrate è stato presentato un caso di una Associazione a cui è stato recuperato un imponibile di 120.000 Euro per un anno e 150.000 Euro nell’anno successivo.

Libri non soggetti a vidimazione

In genere nelle Associazioni Sportive, le Associazioni Culturali o di Promozione Sociale e negli Enti del Terzo Settore, detti Libri non sono soggetti ad autentica, ovvero alla vidimazione da parte di un pubblico ufficiale (Notaio, Segretario Comunale).

Possono quindi essere tenuti su fogli “liberi” sottoscritti da Presidente dell’Assemblea (ovvero del Consiglio) e dal Segretario della Riunione.